甲公司仓库保管员负责登记存货明细账,以便对仓库中的所有存货项目的验收、发出、存储进行永续记录。
[简答题]
甲公司仓库保管员负责登记存货明细账,以便对仓库中的所有存货项目的验收、发出、存储进行永续记录。收到验收部门送交的存货和验收单后,仓库保管员根据验收单登记存货明细账。平时,各车间或其他部门如果需要领取原材料,都可以填制领料单,仓库保管员根据领料单发出原材料。公司辅助材料的用量很少,因此对领取辅助材料没有要求使用领料单。各车间经常有辅助材料剩余(根据每日特定工作购买而未全部消耗,但其实还可再为其他工作所用),这些材料由车间自行保管,无须通知仓库。如果仓库保管员有时间,偶尔也会对存货进行实地盘点。
要求:根据《企业内部控制应用指引第8号——资产管理》的规定,分析判断该企业在存货管理方面存在哪些问题,并提出相应的改进措施。
[答案]
(1)在存货管理环节,该企业存在如下问题:①存货的保管和记账职责未分离,可能导致存货保管人员监守自盗,并通过篡改存货明细账来掩饰舞弊行为,存货实际供应量可能会被高估。②存货的单据填制不规范。仓库保管员收到存货时不填制入库通知单,而是以验收单作为记账依据,一旦存货数量或质量发生问题,可能导致无法明确是验收部门还是仓库保管人员的责任。③存货的领取未进行审批控制。该企业领取原材料和辅助材料时未使用领料单和进行审批控制,将可能导致材料的领用失控,造成原材料的浪费或被贪污,以及生产成本的虚增。④剩余存货.未充分利用。企业辅助材料剩余情况严重,未充分利用辅助材料将导致资源浪费。⑤存货未实行定期盘点制度,将可能导致存货出现账实不符现象。存货清查盘点制度不完善、计划不可行,可能导致工作流于形式,无法查清存货真实状况。
(2)通过分析后,该企业应当采取以下改进措施:
①企业应建立永续盘存制,仓库保管人员设置存货台账,按存货的名称分别登记存货收、发、存的数量;财务部门设置存货明细账,按存货的名称分别登记存货收、发、存的数量、单价和金额。
②仓库保管员应在收到验收部门送交的存货和验收单后,根据入库情况填制入库通知单,并据以登记存货实物收、发、存台账。入库通知单应事先连续编号,并由交接各方签字后留存。
③企业应对原材料和辅助材料等各种存货的领用实行审批控制。即各车间根据生产计划编制领料单,经授权人员签字批准,仓库保管员检查手续齐备后,办理领用。
④企业应对剩余的辅助材料实施虚拟退库控制,保证剩余辅助材料的合理利用,避免资源浪费。
⑤企业应实行存货的定期盘存制度。企业应当建立存货清查盘点工作规程,结合本企业实际情况确定盘点周期、盘点流程、盘点方法等相关内容,采用定期盘点和不定期抽查相结合的方法。清查盘点时,应拟订详细的盘点计划,合理安排相关人员,使用科学的盘点方法,保持盘点记录的完整,以保证盘点的真实性、有效性。
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